¿Se pierde demasiado tiempo con las reuniones dentro de las empresas?

Muchos hemos tenido la experiencia de trabajar en una empresa en la que se hacían demasiadas reuniones, excesivamente largas o que no estaban bien planificadas. Según Nathan Barnett, cofundador de la empresa VoloMetrix, las reuniones son una fuga alarmante de horas de tiempo productivo en las empresas modernas.

Según las conclusiones de un estudio de su empresa, se programan muchas reuniones demasiado largas y sobran personas en las mismas. En una empresa convencional, la reunión semanal del Consejo de Administración consume 300.000 horas de tiempo al año, el equivalente a la producción de un empleado trabajando a tiempo completo durante 144 años. La conclusión fulminante es que más de la mitad de estas reuniones sobran, ya que suponen un altísimo coste para las empresas. Por lo tanto, sólo deben hacerse las que estén realmente justificadas, con unos objetivos marcados y una planificación clara.

Respecto al e-mail, estos estudios lo consideran una herramienta de trabajo indispensable, que puede ser muy útil. Sin embargo, las interminables cadenas de correos que a veces se generan y la gran cantidad de destinatarios en copia, lo transforman en un hábito que resulta negativo en muchas ocasiones.

VoloMetrix es una empresa fundada en 2011 en Seattle, que se dedica a crear analíticas para diagnosticar cómo consumen las personas su tiempo laboral. Elabora métricas laborales objetivas y anónimas que, a través de su interpretación, brindan una radiografía de los hábitos que hay que fomentar y de los que hay que cortar para fomentar la productividad.

Gracias a estas analíticas las empresas tecnológicas han descubierto que el hecho de que los programadores coman juntos es un hábito altamente productivo para la empresa. A su vuelta se suelen solucionar la mayoría de los atascos que se habían producido durante la mañana. Por lo visto en estas comidas resuelven dudas y buscan soluciones de forma conjunta.

La citada compañía ha desarrollado la métrica Índice de Carga Organizacional (OLI), que trata de medir el tiempo que un individuo requiere de sus compañeros con e-mails y reuniones presenciales convocadas. Esto puede permitir mejorar la gestión de las horas durante la jornada laboral. Gracias a estas analíticas algunas empresas han reducido sus reuniones entre un 10 y un 30%.

Estas métricas miden otros aspectos, como el nivel de compromiso, la felicidad laboral, y la frecuencia y la manera en la que los empleados interactúan, mediante el análisis de los asuntos de e-mail, el calendario on line de los empleados, o el tráfico on line de los ordenadores. Para ello, cada ordenador es rastreado permanentemente y se utilizan dispositivos electrónicos que miden las pausas entre tarea y tarea.