Cómo rentabilizar el tiempo en el trabajo diario

Para rentabilizar el tiempo en la empresa hay que tener en cuenta diversos aspectos, elementos y malas costumbres que nos roban minutos y minutos. No hay que pensar mucho para descubrir algunos de ellos, pero lo cierto es que nos resulta realmente difícil desprendernos de ellos.

Teléfono: mucho cuidado, especialmente con el teléfono móvil, un dispositivo que nos acompaña a todas partes y sin el que ya no concebimos nuestra existencia. Vivimos pendientes de llamadas o de mensajes de WhatsApp, etc. Una buena medida puede ser consultarlo solo al inicio y al final de la jornada y, en cualquier caso, no sentirse obligado a contestar en el momento.

Reuniones: según algunos estudios es una de las principales causas de pérdida de tiempo en las empresas. Solo son útiles si son breves y van directas al asunto. Es importante organizarlas bien y controlar que no se alarguen de forma innecesaria.

No delegar: es el mal de muchos directivos, asumir funciones que no debería acaparar. En estos casos o no se cuenta con un equipo eficiente, o faltan piezas necesarias, o no se tiene confianza en el mismo. Habrá que revisar la situación.

Desorden en el escritorio: esto provoca que se pierda mucho tiempo intentando encontrar cosas que no se recuerda dónde se archivaron. Nada mejor que ordenar al comenzar o terminar la jornada. Cuidado con la burocracia, hay que seleccionar lo que sea de verdad importante y prescindir del resto.

Aprender a decir no: los propios compañeros son muchas veces fuente de distracciones. Los especialistas aseguran que en nuestro puesto de trabajo se nos distrae cada 11 minutos, y que después tardamos 25 en volver a concentrarnos. Por ello, es importante aprender a decir no a aquellas tareas que te quieren encargar y para las que no tienes tiempo, atender a personas que no han concertado cita contigo, y a los compañeros que quieren charlar un rato o comentar cualquier cosa extralaboral.

El e-mail: es otro gran ladrón de tiempo. Se responden decenas de correos al día. Los expertos recomiendan escribir solo lo imprescindible. Las lecturas de mensajes deben ser rápidas y limitadas a los temas relevantes. Tampoco existe obligación de contestar al momento. Puede dejarse la lectura de e-mails para el inicio y el final de la jornada.

Perfeccionismo excesivo: la perfección no es aplicable a todos los procesos. Hay procesos menores que no requieren ese esfuerzo. Este es un problema frecuente en equipos de trabajo mal gestionados.