Cómo gestionar el teletrabajo dentro de una pyme

Según las estadísticas el teletrabajo no acaba de imponerse en España, pero lo cierto es que cada vez son más los empleados que realizan sus tareas desde su casa o lejos de la oficina. Según el estudio Situación y tendencias de la movilidad en España, de la consultora IDC, 700.000 personas trabajaron desde su hogar y otras 2,5 millones lo hicieron fuera de sus oficinas en el pasado 2016.

Otros aspectos que juegan a favor del trabajo a distancia son la conciliación, el ahorro de costes, la externalización y el aumento de los freelance.

Una empresa que apueste por el teletrabajo debe contar con la tecnología suficiente para facilitar la comunicación fluida entre los empleados: internet, portátiles, wifi, móviles, correo electrónico, herramientas de trabajo corporativo, etc. No obstante, hay que fijar unos horarios en los que el teletrabajador este localizable para facilitar dicha comunicación.

Los empleados que van a trabajar a distancia deben tener una buena dosis de disciplina y autocontrol, capacidad de planificación, iniciativa y actitud colaborativa. Y por supuesto, un conocimiento suficiente de las nuevas tecnologías y herramientas informáticas.

De un tiempo a esta parte ha surgido la figura del coordinador de teletrabajadores, que debe cumplir una serie de funciones entre las que destacan:

• Fijar claramente el objetivo o objetivos a conseguir, unidos a unas condiciones de remuneración absolutamente claras. Los objetivos se fijan anualmente pero pueden revisarse cuando se precise. Lo importante es que el empleado sepa en todo momento por dónde va y el encargado del proyecto pueda revisar su correcta evolución.
• Es imprescindible tener un buen plan de comunicación dentro de la pyme si sus empleados van a trabajar a distancia. Como decíamos, la comunicación debe ser constante y fluida, por teléfono, utilizando sistemas de comunicación corporativos, e-mails, multiconferencias…
• Necesidad de establecer reuniones periódicas presenciales: además del contacto diario, deben existir reuniones periódicas presenciales. Por ejemplo, una vez a la semana puede ser conveniente juntarse todos e intercambiar impresiones cara a cara sobre el sistema de trabajo.
• Tener confianza en la autonomía y responsabilidad de los trabajadores y asumir que no se pueden controlar sus tiempos ni su dedicación. Las estadísticas confirman que la mayoría de las veces que se opta por soluciones de teletrabajo la productividad se dispara.
• Guiar al teletrabajador en la planificación del trabajo, saber motivarle y mediar en los problemas o conflictos que puedan surgir entre los diferentes miembros del equipo o con la propia empresa.
• Fomentar la relación entre trabajadores y estar atento a sus necesidades.