Salas de reuniones autogestionadas con Foot Analytics

En cualquier tipo de oficina, las salas de reuniones son prácticamente imprescindibles. Como es lógico, su frecuencia de uso dependerá del tamaño de la empresa, de su sector comercial y de su metodología de trabajo, pero con mayor o menor asiduidad al final siempre se requiere su uso.

Una sala de reuniones puede aprovecharse sobre todo con 3 fines:

• Para reunirse con clientes en un entorno privado y cómodo.
• Para reunir a un equipo de profesionales que trabajan en el mismo proyecto.
• Para informar a miembros de la empresa sobre cuestiones corporativas.

El hecho de que sea una sala independiente respecto al resto de la oficina es clave, porque garantiza la privacidad apropiada para poder hablar de cualquier cuestión sin interrupciones ni distracciones y, al mismo tiempo, para que esa conversación no afecte al trabajo del resto de profesionales.

Para aprovechar al máximo lo que ofrece una sala de reuniones, es importante garantizar la disponibilidad del espacio y de aquí surge la necesidad de contar con un sistema de reserva, que aprovechan hoy en día casi todas las empresas.

Las salas de reuniones son limitadas, como también las horas de la jornada laboral en que pueden aprovecharse. En algunas empresas esto representa un desafío, porque pueden coincidir varias reuniones con clientes el mismo día o surgir la necesidad de poner en común algunos aspectos de un proyecto que llevan a cabo varios profesionales.

La reserva de salas de reuniones está pensada para solventar estos y muchos otros retos, con el fin de que esos espacios puedan aprovecharse siempre que sea necesario y de una manera organizada.

No obstante, la experiencia demuestra que la reserva de salas de reuniones no está exenta de problemas y las nuevas tecnologías han demostrado el alto potencial de optimización que se desaprovecha.

Ante esta situación, Foot Analytics representa un recurso de alto valor, que permite mejorar cualquier sistema de reservas de espacios en una oficina, solventar los problemas que surgen y optimizar al máximo las posibilidades que ofrecen estas salas.

Problemas frecuentes de la reserva de salas de reuniones

Una reserva de salas de reuniones que no tiene una buena organización puede presentar varios problemas, que afectarán tanto a la productividad como al propio bienestar de los empleados. Vemos a continuación algunos de los conflictos más usuales:

Mala experiencia

En general, la reserva de una sala de reuniones puede generar una mala experiencia, debido a que no se respetan las horas programadas, el espacio es insuficiente o no se consigue encontrar ningún hueco para aprovecharla.

Esta mala experiencia afecta a los empleados, les obliga a cambiar su metodología de trabajo y sienten menor afinidad y compromiso con la empresa, por considerar que no invierte los recursos apropiados para algo tan importante como las reuniones.

Uso de la sala sin reserva

Es importante implantar una cultura empresarial de aprovechamiento de los recursos disponibles. Por tanto, si existe un sistema de reservas de salas de reuniones, debe indicarse la obligatoriedad de uso del mismo, para evitar conflictos con otros empleados que sí lo utilizan.

En la mayoría de casos este problema se genera internamente, para reuniones entre profesionales ligadas a un proyecto o por cuestiones corporativas. Pero pueden solaparse con reuniones sí programadas con clientes y generar una situación incómoda.

Ghost Meetings

El concepto de “ghost meeting” se asocia a las situaciones en las que se reservan las salas de reuniones pero no se usan.

Los imprevistos siempre tienen el riesgo de aparecer en cualquier jornada laboral, pero debe actuarse en consecuencia y facilitar a otros profesionales que tengan la oportunidad de reservar ese espacio si lo necesitan.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que la reserva de una sala de reuniones en determinado momento, puede obligar a otros empleados a programar sus citas con clientes y con otros compañeros en distinto horario, por lo que es importante ser responsable con el uso de ese espacio.

Uso incorrecto de la sala

Otro aspecto clave es el adecuado uso de la sala de reuniones. Si hay varios espacios disponibles, es recomendable escoger el más adecuado en función de las necesidades que se tengan.

Por ejemplo, no es apropiado reservar una sala de reuniones con capacidad para 8 personas, cuando se tiene programada una reunión con solo 2 asistentes, siempre que exista la posibilidad de escoger un espacio más reducido.

Ventajas de Foot Analytics en la reserva de salas de reuniones

Para estas y muchas otras situaciones Foot Analytics ofrece una optimización del sistema de reserva de salas de reuniones existente.

Estas son algunas de las funciones que ofrece nuestro software para mejorar la reserva de espacios en la oficina:

Información en tiempo real

Nuestro software permite ver en pantalla y en tiempo real el plano de las oficinas, para conocer la disponibilidad de cada sala. En verde aparecen las salas libres y en rojo las que están ocupadas.

Además, si se integra con el sistema de reserva de salas de reuniones o de cualquier otro espacio, se puede indicar en naranja si alguna está reservada próximamente.

Automatización de acciones

Es posible automatizar acciones con el software de Foot Analytics, para mejorar las opciones de reserva de espacios de manera inmediata.

Por ejemplo, es posible asociar la liberación automática de espacios si no se detecta presencia de una sala reservada, para que así otros empleados puedan usarla.

Medición y seguimiento de uso

Con Foot Analytics puedes realizar una medición exacta y seguimiento completo del uso de las salas disponibles.

Con esta gestión se asegura su correcto dimensionamiento a las necesidades de los empleados, tanto en lo que respecta al tiempo de uso (cuántas horas se utiliza), como a la eficiencia de uso (si se utiliza para lo que están dimensionadas: una sala de 4, que siempre se usa por 2 personas tiene una eficiencia del 50%).

Estas son algunas de las funciones que puedes aprovechar con Foot Analytics para la reserva de espacios. Todo ello mediante una plataforma que se puede integrar con tu sistema de reservas muy fácilmente. Aprovecha todas sus ventajas y ofrece a tus empleados la mejor experiencia posible al mismo tiempo que aumentas su productividad.